Dupa patru ani de schimbari majore in modul in care lucram, prezenta fizica la birou ramane mult sub nivelul de dinainte de pandemie. In 83% din timp, mai putin de jumatate dintre angajati se afla simultan la birou, potrivit raportului „Transforming Offices into Magnets for Talent”, publicat recent de Colliers, care analizeaza date din 144 de birouri din intreaga lume, inclusiv din Romania. Aceasta prezenta limitata afecteaza direct colaborarea, comunicarea dintre colegi si capacitatea companiilor de a mentine o cultura organizationala puternica. Consultantii Colliers subliniaza ca nu este suficient sa existe un birou, intrucat mai mult conteaza modul in care este folosit si rolul pe care il are in viata profesionala a angajatilor. Spatiul de lucru trebuie sa faca parte din rutina, sa aiba un scop clar si sa aduca valoare experientei de zi cu zi. Altfel, oamenii nu vor simti cu adevarat nevoia de a reveni.

Un birou devine cu adevarat „vibrant” atunci cand este ocupat in proportie de 50% pana la 85%, acesta fiind intervalul ideal in care se creeaza un echilibru intre activitate, interactiune si flexibilitatea spatiului de lucru. Sub acest prag, biroul risca sa fie un loc „tacut”, lipsit de energie, dinamism si legaturi umane, exact acele elemente care defineasc un spatiu in care oamenii lucreaza impreuna, se arata in cel mai recent raport Colliers. In astfel de conditii, angajatii sunt mai putin tentati sa revina fizic la birou, iar spatiul isi pierde rolul de sprijin pentru colaborare si sentimentul de apartenenta. Potrivit Colliers, ceea ce face un birou relevant nu este doar cati oameni il folosesc, ci cum il folosesc, in ce momente si cu ce scop.

"Angajatii nu revin la birou doar din obligatie, ci atunci cand simt ca prezenta fizica le aduce valoare prin interactiuni autentice, un mediu care sustine munca eficienta sau oportunitati de invatare si colaborare. Un birou gol nu creeaza cultura. Pentru ca spatiul fizic sa devina un catalizator al colaborarii, este nevoie de prezenta constanta si activitate vizibila. In a doua parte a lui 2024, am observat o tendinta clara, desi prezenta la birou este in crestere lenta, in zilele in care vin, angajatii aleg sa ramana mai mult timp la birou.Nu mai vin pentru a bifa o prezenta formala, ci pentru activitati cu sens, precum brainstorming-uri, intalniri de echipa, sesiuni de invatare sau proiecte in care interactiunea directa face diferenta. Aceasta schimbare reflecta o nevoie din ce in ce mai mare ca biroul sa raspunda la intrebarea esentiala a angajatului modern: «Merita sa vin la birou azi?». Din fericire, exista solutii clare pentru a stimula revenirea, fara a o impune. Le recomandam companiilor sa regandeasca spatiile de birouri nu doar ca locuri de munca, ci ca destinatii care stimuleaza colaborarea, creativitatea si conexiunea, spatii in care prezenta devine o alegere fireasca, nu o cerinta dictata”, explica Daniela Popescu, Director | Tenant Services & Workplace Advisory la Colliers.

Cel mai important factor care ii determina pe angajati sa revina la birou este existenta unui spatiu de lucru disponibil din care lucreaza in ziua respectiva. Acest element simplu, dar esential, poate creste prezenta fizica cu pana la 1,3 zile pe saptamana. De asemenea, o rutina clara, cu un program hibrid stabil si predictibil, contribuie la revenirea constanta la birou, adaugand in medie 1,1 zile in plus pe saptamana. Un alt element - cheie este comunicarea din partea managerului direct. Atunci cand acesta exprima clar asteptarea ca echipa sa lucreze din birou, angajatii tind sa raspunda pozitiv, prezenta crescand in medie cu 0,9 zile pe saptamana.

In schimb, beneficiile clasice, cum ar fi masa gratuita, cafeaua buna sau alte mici atentii, nu mai cantaresc prea mult in decizia angajatilor de a reveni la birou. Ce influenteaza cu adevarat prezenta sunt aspecte practice, precum usurinta cu care pot ajunge la birou, echilibrul dintre viata personala si cea profesionala sau cat de bine reusesc sa lucreze de acasa. Cu alte cuvinte, angajatii vor reveni in masura in care biroul le ofera o experienta mai buna decat ceea ce au deja in mediul lor de lucru de acasa. Tocmai de aceea,Colliers recomanda companiilor sa reconsidere rolul spatiilor de birouri, vazandu-le nu doar ca locuri de munca, ci ca adevarate medii care sustin comunicarea, stimuleaza inovatia si cultiva relatiile interpersonale autentice. Aceste spatii trebuie sa devina locuri unde angajatii aleg cu placere sa fie prezenti, nu unde se simt obligati sa se afle.Pentru ca birourile sa devina locuri in care oamenii chiar isi doresc sa vina, Colliers incurajeaza reamenajarea acestora in jurul nevoilor reale ale echipelor. Spatiile care sprijina colaborarea, interactiunea si flexibilitatea sunt tot mai cautate. Intr-un context in care succesul nu se mai masoara prin cati oameni incap intr-un spatiu, ci prin cat de bine lucreaza impreuna, proiectarea inteligenta a biroului devine un avantaj competitiv important pentru companiile care vor sa atraga si sa pastreze angajati valorosi.

In Romania, concluzioneaza consultantii Colliers, tot mai multe companii isi regandesc modul in care folosesc spatiile de birouri. Pe o piata aflata in schimbare, unde este necesar un echilibru intre costuri, flexibilitate si cultura organizationala, biroul fizic poate ramane un element-cheie al identitatii companiei, daca este folosit cu sens. Nu ca o obligatie impusa, ci ca un loc in care angajatii aleg sa vina, pentru ca simt ca le ofera valoare, conexiune si sprijin real in activitatea de zi cu zi.

Potrivit datelor departamentului de administrare a proprietatilor din cadrul Colliers, lider pe piata de profil din Romania, cu un portofoliu de cladiri de birouri de peste jumatate de milion de metri patrati, gradul de ocupare mediu al birourilor a depasit 50% inca din 2024, dar se afla mult sub valorile dinaintea pandemiei.

Pentru a raspunde noilor nevoi ale companiilor si angajatilor, Colliers ofera, prin serviciul sau de Workplace Advisory, sprijin specializat in regandirea spatiului de lucru. Printr-o abordare integrata si orientata catre obiectivele de business, echipa Colliers contribuie la crearea unor spatii care favorizeaza colaborarea, flexibilitatea si starea de bine, adaptate realitatilor actuale ale muncii hibride.